Politique de protection de vos données personnelles

1. Introduction

Dans le cadre de son activité d’agence de communication, COTEO collecte et traite des informations à caractère personnel vous concernant. Le document ci-dessous, « politique de protection de vos données personnelles », vise à vous informer de la façon dont COTEO réalise ces collectes et traitements dans le cadre réglementaire en vigueur. Vous trouverez également des informations complémentaires dans les mentions d’informations légales spécifiques à chaque service ou produit particulier (Chanceo, Contacto, etc.).

2. Version 1.0 du 10 mai 2021

COTEO peut, à sa seule initiative, mettre à jour cette politique à tout moment en publiant la politique modifiée sur ce site Web. Nous vous recommandons donc de consulter régulièrement cette page.

3. Périmètre

La présente politique s'applique au recueil et aux traitements de vos données personnelles mis en œuvre par COTEO ou pour son compte.

4. Responsables conjoints des traitements

COTEO - BLP
o    Adresse : 11 boulevard Jacquard 62100 Calais
o    SIREN : 432917284
o    Site web : http://www.coteo.com

COTEOWEB - LES PASSIONNES DU WEB
o    Adresse : 11 boulevard Jacquard 62100 Calais
o    SIREN : 430432799
o    Site web : https://www.coteoweb.com

Activités : forte de ses compétences dans les domaines du web, de l‘évènementiel, de la radio et de l‘édition graphique, COTEO, agence de communication, propose un large éventail de services et de produits de communication pour booster l’activité de ses clients, tels que la réalisation de : plans de communication de marque, sites Internet, identité visuelle, logo ou supports de communication, etc.

5. Finalité des traitements

COTEO collecte et traite les données permettant de vous contacter, de vous informer et de communiquer avec vous dans le cadre de ses activités d’agence de communication (gestion de la relation entre COTEO et tous ses contacts, tant personnes physiques que morales) :

a) Organisation d’évènements, de rencontres, de salons, de manifestations commerciales, industrielles et agricoles à destination des professionnels ou du grand public
Exemple : Entreprises et Territoires (https://www.entreprisesetterritoires.com/)
b) Mise en relation et communication entre professionnels
Exemple : Contacto (https://www.contacto-hdf.fr/)
c) Animations commerciales diverses
Exemple : Chanceo (https://www.chanceo.fr/)
d) Agence web (développement de sites, envoi de mails et SMS, …)
e) Edition graphique
f) Vente d'espaces publicitaires (radio, magazines, etc.)
g) Régie publicitaire

6. Catégories de données traitées

COTEO collecte et traite selon la finalité poursuivie (voir le paragraphe 5 ci-dessus) :

a) Votre identité (nom, prénom, …)
b) Vos coordonnées personnelles et/ou professionnelles (email, téléphone fixe/mobile, SMS, adresse, …)
c) Des renseignements concernant votre vie professionnelle (organisme, titre, fonction, activité, …)
d) Des renseignements concernant votre vie personnelle (centres d’intérêts, projets, goûts, …)
e) Les renseignements que vous avez rendus publics, notamment via tous les types de médias, y compris Internet et les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, …)
f) Vos données de connexion lorsque vous accédez aux sites gérés par COTEO (historique, audience, cookies, …)

7. Obligations de COTEO

L'informatique doit être au service de chaque individu. Elle ne doit porter atteinte ni à l'identité et à la dignité humaines, ni aux droits de l'être humain, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques. COTEO respecte et protège la vie privée de toutes les personnes dont elle traite les données.

COTEO est en conséquence responsable :
a) de traiter vos données de manière licite, loyale et transparente ;
b) de collecter vos données à des fins déterminées, explicites et légitimes ;
c) de ne pas traiter ultérieurement vos données d'une manière incompatible avec ces finalités ;
d) de limiter la collecte et le traitement de vos données à ce qui est nécessaire et suffisant au regard de ces finalités ;
e) d'assurer l'exactitude et, si nécessaire, la tenue à jour de vos données ; toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder ;
f) de conserver vos données sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
g) de vous garantir un niveau de sécurité approprié des données, y compris leur protection contre un traitement non autorisé ou illicite et contre leur perte, leur destruction ou les dégâts d'origine accidentelle, à l'aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

8. Bases légales des traitements

COTEO ne collecte et ne traite vos données que si au moins l’une des conditions suivantes est remplie :
a) vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ; notamment chaque fois que votre accord préalable est nécessaire pour recevoir une publicité (« opt-in ») ; accord que vous pourrez retirer ultérieurement à tout moment (« opt-out ») ;
b) leur traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par COTEO ou par un tiers, à moins que ne prévalent vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux ; notamment dans le cadre des exceptions à « l’opt-in » officiellement tolérées par la CNIL (voir : https://www.cnil.fr/fr/cnil-direct/question/opt-opt-out-ca-veut-dire-quoi) ;
c) leur traitement est nécessaire à l'exécution d'une convention ou d'un contrat auquel vous êtes partie (y compris les CGU et CGV des services et produits auxquels vous avez souscrits) ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ;
d) leur traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle COTEO est soumise ;
e) leur traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public dont COTEO pourrait être investie par une autorité publique.

9. Destinataires des données

COTEO veille à la confidentialité de vos données et s’engage à ce que toutes les informations recueillies vous concernant soient considérées et utilisées comme des informations strictement confidentielles ; tout particulièrement vos données hautement personnelles (telles que les catégories 6b, 6d et 6f ci-dessus).
Vos données ne sont destinées qu'au personnel interne de COTEO habilité à en avoir connaissance par la Direction de COTEO (personnel administratif, commercial et technique) ; ainsi qu'aux tiers extérieurs réglementairement ou contractuellement autorisés à en avoir communication (autorités publiques autorisées par la loi, partenaires tiers autorisés par une convention ou un contrat en bonne et due forme, fournisseurs et prestataires autorisés par un contrat de sous-traitance en bonne et due forme, etc.).
Aucune information personnelle n’est collectée à votre insu, ni cédée ou revendue à un tiers sans votre consentement exprès préalable.

10. Conservation de vos données

Les données collectées sur la seule base de votre consentement seront seulement conservées le temps nécessaire à leur usage dans le respect des recommandations de la CNIL. Elles seront ensuite détruites ou anonymisées sans délai. En outre, vous pourrez exercer sur ces données, à tout moment, votre droit d'effacement ou de limitation, sur simple demande de votre part (voir le paragraphe 11 ci-dessous).
Seront toutefois conservées pour des durées réglementaires plus longues :
(a) les données nécessaires au respect des obligations légales, règlementaires, conventionnelles et contractuelles auxquelles COTEO est soumise ;
(b) les données nécessaires à la préservation des intérêts légitimes de COTEO (défense en justice, contrôles des autorités, etc.).

Les lignes directrices de la CNIL actuellement en vigueur disposent notamment que vos coordonnées ne puissent faire l’objet d’un ciblage publicitaire, sans votre accord, plus de 3 ans après le dernier contact avec COTEO.

11. Vos droits "informatique et liberté"

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez des droits suivants :
(a) droit d’accès : vous pouvez demander une copie des données à caractère personnel traitées par COTEO vous concernant ; le coût lié à la reproduction des documents et, le cas échéant, le coût de l'envoi des documents seront à votre charge ;
(b) droit de rectification : si vous pensez que vos données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de demander leur correction, mise à jour ou modification ;
(c) droit d’effacement : vous pouvez, dans certaines conditions, demander l’effacement des données vous concernant ; par exemple lorsque vous pensez que vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires ;
(d) droit d’opposition : vous pouvez, dans certaines conditions, vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons légitimes tenant à votre situation particulière ;
(e) droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel (i) si vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel, (ii) si le traitement est illicite mais que vous vous opposez à son effacement, (iii) si vous pensez que COTEO n’a plus besoin de vos données à caractère personnel mais qu’elles vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ou (iv) si vous vous êtes opposé à leur traitement, pendant la période de traitement de votre demande d’opposition ;
(f) droit de retirer votre consentement à tout moment : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement (voir le paragraphe 8.a ci-dessus), vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans que cela ne porte atteinte à la légitimité du traitement avant le retrait de votre consentement.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits exposés ci-dessus, veuillez-vous adresser à COTEO via notre formulaire en ligne Agence Coteo :: Contact ou par courrier postal à l’adresse ci-dessus (voir le paragraphe 4 ci-dessus).
COTEO a en outre désigné un Délégué à la Protection des Données que vous pouvez aussi contacter pour toute question concernant la collecte et l’utilisation de vos données personnelles, à l’adresse mail suivante : dpo@coteo.email.
Si vous estimez, après avoir d’abord contacté COTEO, et après avoir ensuite contacté le Délégué à la Protection des Données de COTEO, que vos droits informatique et libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL sur son site : cnil.fr.

12. Mesures de sécurité

Compte tenu de l'état de la réglementation en vigueur, des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour vos droits et libertés, COTEO :
(a) met en œuvre les mesures juridiques, techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité des données adapté au risque ; y compris (liste non exhaustive) :
i. engagement de confidentialité du personnel de COTEO,
ii. renforcement de la sécurité informatique, et de la protection contre les cybermenaces, des traitements digitaux mis en œuvre (et notamment des services en ligne),
iii. anticipation de la sécurité, et prévention des risques, dès la conception et le lancement de nouveaux services (analyses d’impacts par exemple),
iv. choix d’offres et de fournisseurs sûrs dès la conclusion des contrats de sous-traitance, puis vigilance et contrôle permanents des sous-traitants ;

(b) vous en informe ; notamment, selon les besoins, en cas :
i. d'externalisation d'un service auprès d'un sous-traitant sous contrat,
ii. de groupement co-responsable avec un partenaire extérieur habilité,
iii. de transfert de données à caractère personnel hors de l'Union Européenne.

13. Notifcation des violations de sécurité

Conformément à la réglementation en vigueur, COTEO s’engage à :
(a) notifier la CNIL en cas de violation de vos données personnelles présentant un risque élevé pour vos droits et libertés ;
(b) vous informer par tous les moyens adaptés en cas de violation de vos données personnelles présentant un risque pour vos droits et libertés.

14. Textes de référence

COTEO prend toutes les dispositions nécessaires et suffisantes au respect du droit national et européen en matière de protection des données à caractère personnel ; notamment (liste non exhaustive) :
(a) le règlement général UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la protection des données (dit RGPD) : https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees ;
(b) la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (dite loi informatique et libertés) : https://www.cnil.fr/fr/la-loi-informatique-et-libertes ;
(c) les lignes directrices de la CNIL : https://www.cnil.fr/ ;
(d) registre des activités de traitement de COTEO.

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